銷售合同、采購合同、勞動合同、廣告代理合同……一個企業(yè)能產(chǎn)生的合同數(shù)量，多得你數(shù)都數(shù)不清。那么企業(yè)該如何管理這些合同，市面上的合同管理系統(tǒng)軟件是否真的能提高合同管理的效率呢？
目前合同管理的方式分為兩種：傳統(tǒng)合同管理、合同管理系統(tǒng)。
傳統(tǒng)的合同管理方式采用的是手工管理合同，即專人進行專柜管理或使用Word、Excel進行合同管理。但由于合同涉及的部門眾多，需要管理的合同要素也各不相同，因此傳統(tǒng)的手工管理方式存在管理效率低，費時費力等問題，具體如下：
1.文檔管理難、不便查閱
傳統(tǒng)的合同管理中，紙質(zhì)版合同與電子版合同共存，當企業(yè)需要查閱以往合同進行決策參考時，查找非常不便且較耗時巨大。
2.格式不統(tǒng)一，信息匯總難
采用手工或EXCEL管理時，由于不同部門的數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一，匯總工作耗時太大，且存在人為統(tǒng)計誤差的風險。
3.保管過程中易遭篡改、損壞
合同涉及企業(yè)核心商業(yè)機密，應(yīng)小心謹慎保管。但傳統(tǒng)的手工管理易存在被人篡改、偷盜及損壞的安全隱患，給企業(yè)帶來經(jīng)濟風險。
4.缺少關(guān)鍵節(jié)點的預(yù)警機制
手工管理合同缺少對合同進度、結(jié)款等關(guān)鍵節(jié)點的預(yù)警，不能提示管理者及時的簽署，不能準確地預(yù)測近期可能發(fā)生的收支項目。
與手工合同管理相對的則是合同管理系統(tǒng)。合同管理系統(tǒng)是建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，利用現(xiàn)代企業(yè)的先進管理思想，為企業(yè)提供決策、計劃、控制與經(jīng)營績效評估的全方位、系統(tǒng)化的合同管理平臺。
合同管理系統(tǒng)具備的基本功能如下：
1.合同起草、修訂
合同管理系統(tǒng)支持在線起草、編輯、修訂、導(dǎo)入合同等功能，此外合同管理系統(tǒng)還提供海量合同示范文本庫，用戶可快速生成符合自己企業(yè)的合同范本。
2.合同審批
合同管理系統(tǒng)支持企業(yè)根據(jù)自身的業(yè)務(wù)流程自定義合同審批流程，并保存所有的審批意見，供合同審批人參考，支持在線打印及下載合同審批單。
3.合同文件管理
合同管理系統(tǒng)可以管理企業(yè)所有與合同相關(guān)的文件，如合同原稿、合同變更文件、合同附件等，并且支持合同分類歸檔，在線查詢及下載等功能。
4.合同進度查看及提示
合同管理系統(tǒng)可以明確記錄合同簽訂進度及簽署時間，并且提示用戶有待簽署的合同，方便用戶隨時了解合同執(zhí)行的狀態(tài)。
5.其他自定義管理
合同管理系統(tǒng)除去基本常用的功能之外，還可支持企業(yè)根據(jù)自身業(yè)務(wù)需求自定義系統(tǒng)功能，如合同變更管理、結(jié)算管理、商品采購管理、項目管理等功能。
相對于合同管理系統(tǒng)，傳統(tǒng)手工合同管理存在很多的弊端，已無法滿足企業(yè)發(fā)展的需要。而合同管理系統(tǒng)采用互聯(lián)網(wǎng)+思維，不僅能夠完美的規(guī)避傳統(tǒng)合同管理的缺陷，且能夠使企業(yè)進行合法化、標準化、有效的管理合同，樹立良好的企業(yè)形象和誠信，從而提高企業(yè)在市場經(jīng)濟中的核心競爭力，促進企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展，是所有企業(yè)的最佳選擇。
